Bir hafta süren aylık fatura kaydı,artık kimse başında durmadan 15 dakikada bitiyor.
ÖnceSorun
Her ay bir hafta, bolca tekrar
Muhasebe ekibi her ay aynı işi yapıyordu: faturaları farklı kaynaklardan toplamak, bilgilerini kontrol etmek ve her birini tek tek SAP’ye kaydetmek. Ayın en yoğun haftası bu işe gidiyordu.
Elle yapılan her uzun işte olduğu gibi riskler belliydi. İş yarıda kalabiliyor, aynı fatura iki kez kaydedilebiliyor, işlenemeyen bir faturanın neden işlenemediği takip edilemiyordu.
ŞimdiYaklaşım
Var olanı atmadık, üstüne güven kurduk
İşi iki parçaya ayırdık. Robot ayrı bir bilgisayarda arka planda çalışıyor; ayın gününü kendisi takip ediyor, işi yapıyor, kapanırsa kendiliğinden geri geliyor. Yönetim paneli ise muhasebenin masaüstünde: robotun ne yaptığı, nerede durduğu ve hangi kararın beklendiği burada görünüyor.
Ekibin yıllardır kullandığı araçları çöpe atmadık. Çalışan parçaları sürecin içine aldık, eksik olan hafızayı ve freni ekledik.
Öne çıkanlar
Aynı fatura iki kez kaydedilmez
Her faturanın durumu tutulur. Kaydedilmiş olanlar sonraki çalışmada kendiliğinden atlanır.
Emin olmadığında sorar
Kayıt anında bağlantı koparsa belge oluşmuş olabilir. Robot o faturayı kendiliğinden yeniden göndermez; “onay bekliyor” diye işaretler ve kararı muhasebeye bırakır.
Kaldığı yerden devam eder
Bilgisayar yeniden başlasa bile robot açılışta yarım kalan işi bulur, nedenini not eder ve kaldığı yerden sürdürür.
Hatalı veri bekletilir
Eksik bilgisi olan faturalar SAP’ye gitmeden ayrılır. Ekip düzeltip onaylayınca robot yalnızca onları yeniden gönderir.
Veri şirketten çıkmaz
Panel yalnızca şirket içi ağdan açılır, bulut kullanılmaz. Şifreler o bilgisayarda şifreli durur ve hiçbir kayıtta görünmez.
Her çalışmanın bir raporu var
Her çalışmanın sonunda özet ve olay günlüğünü içeren bir rapor ile sonuç e-postası gelir. Yapılmayan bir şey varsa nedeni de yazılır.
Bir hafta yerine 15 dakika
Aylık süreç uçtan uca otomatikleşti. SAP’de oluşan belge numaraları paneldeki kayıtlarla birebir eşleşiyor; tekrar çalıştırıldığında kaydedilmiş faturalar atlanıyor.
Muhasebe ekibi ayın o haftasını artık kontrol ve analize ayırıyor. Aynı çekirdek, başka bir şirketin benzer işine uyarlanabilecek şekilde kuruldu.
- Bir hafta süren aylık fatura işinin yeni süresi
- 15 dk
- Gece çalışır, başında kimsenin durması gerekmez
- Gözetimsiz
- Kaydedilen fatura bir daha işlenmez
- Çift kayıt yok
Kapsam
Hangi işin yazılıma devredilebileceğini 30 dakikada konuşalım.
Bize tekrarlı bir işi ya da eksik kalan bir aracı anlatın. Ne gerektiğini açıkça söyleyelim. Hiçbir şey gerekmiyorsa onu da söyleriz.
Ücretsiz, 30 dakika, taahhüt yok.