Ana veri kayıtlarını robot açsın, ekip veri kalitesine baksın
Yeni bir ürün, yeni bir müşteri ya da yeni bir tedarikçi geldiğinde SAP'de ana veri kaydı açılması gerekir. Tek bir kayıt birkaç dakika sürer; yüzlercesi günler. Malzeme, müşteri ve satıcı kayıtlarını talep listesinden kontrol ederek açan, mevcut kayıtları toplu güncelleyen bir robot kuruyoruz. Kuralları siz koyarsınız, girişi robot yapar.
Ana veri neden bu kadar zaman alıyor
Bir ana veri kaydı tek bir ekran değildir. Bir malzeme kaydında satınalma, planlama, depo, muhasebe ve satış bilgileri ayrı ayrı doldurulur; birden çok tesis varsa her biri için tekrarlanır. Müşteri ve satıcı kayıtlarında da şirket, satış ve satınalma tarafı için ayrı bilgiler girilir.
Talep genellikle bir Excel listesi ya da e-posta olarak gelir. Ana veri sorumlusu satırları tek tek okur, benzer bir kaydı örnek alır, farklı olması gereken alanları değiştirir ve kaydeder. Bu sırada yapılan küçük bir hata, haftalar sonra planlamada, faturada ya da ödemede ortaya çıkar.
Hangi kayıtlar
Otomatikleştirebileceğimiz ana veri işlerinden bazıları:
- Malzeme kayıtları: yeni ürün, hammadde ve yedek parça açılışları, yeni tesise genişletme
- Müşteri kayıtları: yeni müşteri açılışı, adres, iletişim ve satış bilgilerinin güncellenmesi
- Satıcı kayıtları: yeni tedarikçi açılışı ve satınalma bilgilerinin güncellenmesi
- Toplu güncellemeler: bir alanın yüzlerce kayıtta değiştirilmesi, bir grubun yeni bir yapıya taşınması
- Kontrol listeleri: eksik ya da kurala uymayan kayıtların düzenli olarak listelenmesi
Robot bir kaydı nasıl açar
Robot, ana veri ekibinin bugün izlediği yolu aynı sırayla izler:
- 01Standart talep şablonundaki satırları okur.
- 02Her satırı kontrol eder: zorunlu alanlar dolu mu, aynı kayıt zaten var mı.
- 03Şirketinizin kurallarını uygular: hangi kayıt türünde hangi alanların ve bölümlerin dolacağı.
- 04Kaydı SAP'de açar.
- 05Oluşan kayıt numarasını talep listesine geri yazar.
- 06Talep edene sonucu bildirir; açılamayan satırları nedeniyle birlikte listeler.
Veri kalitesi için kontroller
Ana verideki hata ucuz başlar, pahalı biter. Bu yüzden robot kayıt açmadan önce kontrol eder. Zorunlu alanı boş olan, kurala uymayan ya da benzeri zaten var gibi görünen satırları açmaz; “onay bekliyor” diye işaretler ve ana veri sorumlusuna sorar.
Adlandırma kuralları, birim dönüşümleri ve hangi kayıt türünde hangi bölümün açılacağı gibi şirket kuralları robota yazılı olarak verilir. Kural değiştiğinde robot da değişir; değişiklik önce testle korunur.
Hassas alanlar onaysız değişmez
Bazı ana veri alanları diğerlerinden daha hassastır. Bir satıcının banka bilgisi ya da bir müşterinin kredi limiti yanlış ya da kötü niyetle değiştirilirse sonuç pahalı olur. Bu tür alanlarda robot değişikliği hazırlar ama kaydetmeden önce yetkili kişinin onayını bekler.
Hangi alanların onay gerektirdiğini siz belirlersiniz. Her değişiklik öncesi ve sonrası değeriyle, kimin talep ettiği ve kimin onayladığıyla birlikte kayda geçer.
Toplu güncellemeler
Aynı yapı, mevcut kayıtlarda toplu değişiklik gereken durumlara da uyarlanabilir: bir grup malzemenin yeni bir tesise genişletilmesi, belirli bir alanın yüzlerce kayıtta güncellenmesi ya da müşteri kayıtlarında yeni bir bilginin doldurulması gibi. Her değişiklik öncesi ve sonrası değeriyle kayda geçer, böylece neyin değiştiği her zaman görülebilir.
Kimin yetkisiyle
Robot, ana veri sorumlusunun kendi SAP kullanıcısıyla çalışır. Kayıtlar SAP'de onun adıyla oluşur, yetki matrisiniz değişmez. Ana veri ekibi kayıt açmak yerine kuralları belirler, istisnaları onaylar ve kaliteyi izler.
Bir projeden
Bir üretim şirketinde ana veri açma, finans, satınalma ve üretim ekiplerinin tekrarlı SAP işlerini taşıyan modüler platformun bir modülü olarak çalışıyor. Talep listesindeki kayıtlar şirket kurallarına göre kontrol edilerek açılıyor.
Kullanıcı her adımı ve sonucunu görüyor; her işte kazanılan süre ölçülüp raporlanıyor. Platform otomatik testlerle korunuyor.
Sık sorulanlar
Robota hangi bilgileri vermemiz gerekiyor?
Bugün ana veri ekibine gelen bilgilerin aynısı: kaydın türü, tanımı, ilgili tesis ya da şirket bilgileri ve şirketinize özel zorunlu alanlar. Bunları standart bir Excel şablonunda topluyoruz; şablonu analizde sizinle birlikte hazırlarız.
Mükerrer kayıt açılmasını nasıl önlüyorsunuz?
Robot kayıt açmadan önce aynı ya da çok benzer bir kaydın olup olmadığını kontrol eder: malzemede tanıma, müşteri ve satıcıda vergi numarası ve unvana bakar. Şüpheli durumlarda kaydı açmaz, ana veri sorumlusuna sorar.
Müşteri ve satıcı kayıtları da yapılabilir mi?
Evet. Malzeme, müşteri ve satıcı kayıtları aynı yapıyla açılıp güncellenebilir. Her kayıt türünün kuralları ayrı tanımlanır.
Satıcı banka bilgisi gibi hassas alanlar da robotla mı değişir?
Robot değişikliği hazırlar, ama hassas alanlarda kaydetmeden önce yetkili kişinin onayını bekler. Hangi alanların onay gerektirdiğini siz belirlersiniz.
Ana veri ekibimizin işi ne olacak?
Kayıt açmak yerine kuralları belirlemek, istisnaları onaylamak ve veri kalitesini izlemek. Kararı veren yine ekiptir; robot tekrar eden girişi devralır.
SAP kullanmıyoruz. Stok ve cari kartlar için de olur mu?
Evet. Stok kartı, cari kart ve tedarikçi kaydı gibi ana veriler Logo, Netsis, Mikro, Canias, Dynamics 365 ya da başka bir ERP'de de aynı kontrollerle açılır ve güncellenir. Mükerrer kontrolü ve hassas alanlarda onay kuralı aynıdır.
Hangi işin yazılıma devredilebileceğini 30 dakikada konuşalım.
Bize tekrarlı bir işi ya da eksik kalan bir aracı anlatın. Ne gerektiğini açıkça söyleyelim. Hiçbir şey gerekmiyorsa onu da söyleriz.
Ücretsiz, 30 dakika, taahhüt yok.