Ekibinizin her gün elle tekrarladığı işi yapan yazılım robotları

Robotun işi, kuralı belli olan ve sık tekrarlanan ekran işidir. Bir çalışanın “önce şunu açarım, şuradan kopyalarım, buraya yapıştırırım” diye adım adım anlatabildiği her iş adaydır. İşin hangi programda yapıldığı ikinci sıradadır; asıl soru, kuralın yazıya dökülüp dökülemediğidir.

Otomatikleştirebileceğimiz işlerden bazıları:

İşin kuralını en iyi, o işi her gün yapan kişi bilir. Bu yüzden her projeye onun yanında başlarız. Ekranını paylaşır, adımları birlikte yürür, istisnaları tek tek not ederiz: bu alan boşsa ne olur, tutar tutmazsa kime sorulur, ay sonunda ne değişir.

Bu notlar yazılı bir süreç tanımına dönüşür ve onayınıza gelir. Hangi hesabın kullanılacağına, hangi istisnanın nasıl ele alınacağına siz karar verirsiniz; biz bu kararları robotun kuralına çeviririz. Kurallar değiştiğinde robot da değişir.

Robot ekranı bir çalışan gibi kullandığı için hangi ERP'yi kullandığınız belirleyici değildir. SAP'de yaptığımız her işi Logo, Netsis, Mikro, Dynamics 365, Oracle ya da Canias gibi diğer ERP'lerde de yaparız; ERP'nizde değişiklik ya da ek modül gerekmez.

Tekrarlı işin önemli bir kısmı da ERP'nin dışında, Excel ile e-posta arasında geçer. Çoğu süreç ikisini birleştirir: veri ERP'den alınır, Excel'de düzenlenir, e-postayla dağıtılır ya da tam tersi. Robot bu zinciri baştan sona yürütür; hangi programda olduğu fark etmez.

Elinizde zaten çalışan bir makro ya da betik varsa onu atmak zorunda değilsiniz. Çoğu zaman en doğrusu, çalışan aracı izlenebilir hâle getirip robotun içine almaktır. Değiştirmek yerine ona hafıza ve fren ekleriz.

Bir robotun ne yapacağı kadar ne yapmayacağının da belli olması gerekir. Teslim ettiğimiz her robot aynı ilkelerle çalışır:

Her seferinde yorum isteyen işler, kuralı kişiden kişiye değişen kararlar ve yılda bir kez yapılan kısa işler genellikle robota uygun değildir. Böyle bir durumda önce sürecin kendisini sadeleştirmek, SAP içinde küçük bir geliştirme yapmak ya da küçük bir yazılım aracı yazmak daha doğru olabilir.

Keşif görüşmesinde bunu açıkça söyleriz. Uygun olmayan bir işi robota çevirmek, bakımı zor ve güvenilmez bir otomasyon demektir.

Her proje tek bir süreçle başlar ve aynı sırayla ilerler:

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde aylık fatura muhasebeleştirme işi bir haftadan 15 dakikaya indi; robot artık insan müdahalesi olmadan çalışıyor. Bir üretim şirketinde finans, satınalma ve üretim ekipleri tekrarlı SAP işlerini aynı platformdan yürütüyor ve her yeni süreç platforma yeni bir modül olarak ekleniyor.

SAP dışındaki işlere bir örnek: bir ekipte planlanan işler her sabah ve her akşam Teams ve e-posta ile ekibe kendiliğinden gidiyor. Kimse plan yazmak ya da dağıtmak için zaman ayırmıyor.