Düzensiz belgeyi okuyan, emin olmadığında soran otomasyon
Klasik robot, kuralı belli ve verisi düzenli işte iyidir. Bazı işlerin girdisi ise düzensizdir: taranmış bir irsaliye, PDF olarak gelen yabancı bir fatura, serbest metinli bir müşteri e-postası. Bu tür girdileri yapay zekâ ile okuyup sınıflandırıyor, sonucu robotlarımızın uyduğu denetim kurallarıyla iş akışına bağlıyoruz.
Nerede işe yarar
Yapay zekâ, kuralın değil yorumun gerektiği yerde devreye girer. Otomatikleştirebileceğimiz tipik işler:
- Taranmış ya da PDF olarak gelen fatura, irsaliye, sipariş ve teslim belgelerinden alanları okumak
- Ortak bir e-posta kutusuna gelen mesajları konusuna göre ayırmak ve doğru kişiye yönlendirmek
- Serbest metinli talepleri (malzeme talebi, şikâyet, teklif isteği) standart bir forma dönüştürmek
- Uzun belgelerden (sözleşme, şartname) belirli bilgileri çıkarıp listelemek
- Bir robotun “onay bekliyor” diye ayırdığı işlerde ilgili kişiye kısa bir özet ve öneri hazırlamak
Önce sizin belgelerinizle ölçeriz
Yapay zekâ ile belge okumanın doğruluğu belge türüne, tarama kalitesine ve şablon çeşitliliğine göre çok değişir. Bu yüzden genel bir oran vaat etmek yerine sizin belgelerinizle ölçmeyi öneriyoruz.
Gerçek belgelerinizden hazırlanan bir örnek seti üzerinde pilot yapar, her alan için kaç belgede doğru okunduğunu birlikte sayarız. Hangi alanların otomatik geçebileceğine, hangilerinin insan onayına gideceğine o tabloya bakarak siz karar verirsiniz.
Yapılandırılmış belge için yapay zekâ gerekmez
Her belge yapay zekâ istemez. e-Fatura ve e-Arşiv gibi elektronik belgeler zaten yapılandırılmış veridir; alanları tahmin etmeye gerek yoktur, doğrudan okunur. Bu belgeler için yapay zekâ kullanmak, gereksiz bir hata kaynağı eklemek olur.
Yapay zekâ; kâğıt, taranmış ya da PDF olarak gelen belgeler, e-postalar ve serbest metin gibi gerçekten düzensiz girdiler için anlamlıdır. Hangi belgenin hangi yoldan işleneceğini analizde birlikte ayırırız.
Robotların yanında bir adım
Yapay zekâyı çoğu zaman tek başına değil, mevcut bir otomasyonun içinde bir adım olarak kullanırız. Örneğin faturaları SAP'ye işleyen bir robot elektronik faturaları doğrudan okur; PDF ya da taranmış olarak gelenler ise önce yapay zekâ adımından geçer, ardından aynı kontrollerle aynı akışa katılır.
Böylece yapay zekâ yalnızca gerçekten gerektiği yerde çalışır ve akışın geri kalanı, kuralı belli ve denetlenebilir kalır. Okunan sonuç hangi sisteme gidecekse oraya yazılır: SAP, Logo, Netsis, Mikro, Dynamics 365, bir CRM ya da bir Excel listesi.
Güvenlik ağı: insan onayı ve kayıt
Yapay zekâ bazen yanılır. Bu yüzden her alan bir güven düzeyiyle okunur; eşiğin altında kalan sonuçlar sisteme yazılmaz, insan onayına gider. Onaylanan ya da düzeltilen her sonuç kayda geçer. Böylece hangi belge türünde ne sıklıkla düzeltme gerektiği zamanla görünür olur.
Robotlarımızın diğer ilkeleri burada da geçerlidir: aynı kayıt iki kez girilmez, sonucu belirsiz işlem tekrar edilmez, her adım kayıt altındadır, kayıt oluşturan adımlar sizin yetkinizle yapılır.
Veri nerede işleniyor
Yapay zekâ servislerinin çoğu bulutta çalışır. Belgelerinizde kişisel veri ya da ticari sır varsa, bunların hangi servise ve hangi ülkeye gittiği KVKK açısından önemlidir. Her projede seçenekleri açıkça koyarız: şirket içinde çalışabilen modeller, veri işleme sözleşmesi olan kurumsal servisler ya da belgedeki kişisel verinin gönderilmeden önce ayıklanması.
Hangi seçeneğin kullanılacağına hukuk ve BT ekibinizle birlikte siz karar verirsiniz. Varsayılan tercihimiz, verinin şirketten çıkmamasıdır.
Nasıl başlıyoruz
Küçük ve ölçülebilir bir pilotla:
- 01Belge ya da e-posta türünü ve bugünkü işleyişi birlikte inceleriz.
- 02Gerçek örneklerden küçük bir test seti hazırlanır; kişisel veriler gerekirse maskelenir.
- 03Pilot çalışır ve alan bazında bir doğruluk tablosu çıkarılır.
- 04Sonuç yeterliyse onay adımlı bir iş akışı olarak devreye alınır. Yeterli değilse bunu açıkça söyleriz.
Sık sorulanlar
Yapay zekâ ile fatura okuma ne kadar doğru?
Belge türüne, tarama kalitesine ve şablon çeşitliliğine göre çok değişir; genel bir oran vermek yanıltıcı olur. Bu yüzden sizin belgelerinizle küçük bir pilot yapıp alan bazında ölçmeyi öneriyoruz.
Belgelerimiz yurt dışındaki bir sunucuya gider mi?
Siz istemedikçe hayır. Seçenekleri ve her birinin KVKK açısından ne anlama geldiğini baştan yazılı olarak paylaşırız. Şirket içinde çalışan bir çözüm mümkünse öncelik onundur.
Kararı yapay zekâ mı veriyor?
Hayır. Yapay zekâ okur, sınıflandırır ve önerir. Güven düzeyi düşük sonuçlar ve kayıt oluşturan adımlar insan onayından geçer. Onay kuralını siz belirlersiniz.
Mevcut robotlarımıza eklenebilir mi?
Evet, en mantıklı kullanım genellikle budur. Robot düzenli veriyle çalışmaya devam eder; yalnızca düzensiz girdiler yapay zekâ adımından geçer.
e-Fatura okumak için de yapay zekâ gerekir mi?
Hayır. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri yapılandırılmış veridir ve doğrudan okunur. Yapay zekâ kâğıt, taranmış ya da PDF belgeler ve e-postalar için anlamlıdır.
Hangi işin yazılıma devredilebileceğini 30 dakikada konuşalım.
Bize tekrarlı bir işi ya da eksik kalan bir aracı anlatın. Ne gerektiğini açıkça söyleyelim. Hiçbir şey gerekmiyorsa onu da söyleriz.
Ücretsiz, 30 dakika, taahhüt yok.