Ay sonu kapanışı her ay aynı sırayla, aynı saatte ve kayıt altında yürüsün
Ay sonu kapanışı zor değildir ama uzundur, sıraya bağlıdır ve genellikle mesai bittikten sonra yapılır. Bir adım atlanırsa ya da yanlış sırada çalışırsa ertesi gün düzeltmesi saatler sürer. Kapanış takviminizi bize anlatırsınız; kuralı belli adımları, sırasını ve saatini bilen, bir adım beklenmedik sonuç verdiğinde duran bir robota devrederiz.
Ay sonunun asıl yükü: sıra ve saat
Kapanış, birbirine bağlı adımlardan oluşan bir zincirdir. Bir adım ancak öncekinin doğru bittiğinden emin olunca başlatılmalıdır. Bazı adımlar ancak belirli bir saatten sonra çalıştırılabilir, bazıları önce deneme olarak çalıştırılıp sonucu kontrol edildikten sonra gerçek olarak tekrarlanır.
Elle yapıldığında bu iş, birinin akşam saatlerinde ekran başında beklemesi demektir. Bilgi genellikle o kişinin kontrol listesinde ya da hafızasındadır; o kişi izindeyken kapanış da riskli hâle gelir.
Robotun devralabileceği kapanış adımları
Hangi adımların robota verileceği şirketin kapanış takvimine göre belirlenir. Tipik olarak kuralı belli ve tekrarlı olanlar şunlardır:
- Dönemin kapatılması ve yeni dönemin açılması
- Açık kalan oturum ve kilitlerin kapatılması
- Tamamlanmış iş emirlerinin kapatılması
- Tekrarlayan kayıtların ve dönemsel dağıtımların çalıştırılması
- Önce deneme olarak çalıştırılan işlemlerin sonuçlarının alınıp ilgili kişiye onaya sunulması
- Kapanış öncesi ve sonrası kontrol listelerinin alınıp dağıtılması
Sıra, bağımlılık ve durma noktaları
Robot bir adımı ancak önceki adım beklenen sonuçla bittiyse başlatır. Sonuç beklenenden farklıysa ya da okunamıyorsa zinciri durdurur, durumu kayda yazar ve ilgili kişiye haber verir. Kendi başına “bir daha deneyeyim” demez.
Kapanışa onay noktaları da eklenir. Örneğin bir hesaplama önce deneme olarak çalıştırılır, sonucu muhasebe müdürüne gönderilir ve gerçek çalıştırma ancak onaydan sonra yapılır. Karar insanda, tekrar eden iş robotta kalır.
Gece çalışır, sabah rapor bırakır
Robot belirlenen gün ve saatte kendiliğinden başlar. Ekip sabah geldiğinde hangi adımların tamamlandığı, hangisinin onay beklediği ve varsa nerede durulduğu tek bir raporda hazırdır.
Her adım kim adına, ne zaman ve hangi sonuçla çalıştırıldıysa kayıt altındadır. Bu kayıtlar iç denetimde ve bağımsız denetimde kapanışın nasıl yapıldığını göstermenin en kolay yoludur.
Neyi robota vermiyoruz
Karşılık tahminleri, değerleme kararları, tahakkuk tutarlarının belirlenmesi gibi yorum isteyen işler insanda kalır. Robot bu kararlar için gereken listeleri hazırlayabilir, kararı veren kişiye zamanında ulaştırabilir ve karar verildikten sonra kaydı girebilir; kararı kendisi vermez.
Bir projeden
Bir üretim şirketinde ay sonu kapanışı, finans, satınalma ve üretim ekiplerinin tekrarlı SAP işlerini taşıyan modüler platformun bir modülü olarak çalışıyor. Dönemin kapatılması, açık oturumların kapatılması, iş emirlerinin tamamlanması ve yeni dönemin açılması doğru sırada ve doğru saatte yapılıyor.
Sonucu kesin okunamayan bir işlem otomatik olarak tekrar edilmiyor; “onay bekliyor” diye işaretlenip bir insana bırakılıyor. Platform otomatik testlerle korunuyor.
Sık sorulanlar
Ay sonu kapanışının hangi adımları otomatikleştirilebilir?
Kuralı belli ve her ay aynı şekilde yapılan adımlar: dönem açma ve kapama, iş emirlerinin kapatılması, tekrarlayan kayıtlar, dönemsel dağıtımlar, kontrol listelerinin alınması. Tahmin ve değerleme gibi yorum isteyen kararlar insanda kalır.
Robot bir adımda hata alırsa kapanış ne olur?
Zincir o noktada durur. Robot sonraki adımlara geçmez, durumu kayda yazar ve ilgili kişiye haber verir. Sorun giderildikten sonra kapanış kaldığı yerden devam eder; tamamlanmış adımlar tekrar çalıştırılmaz.
Kapanışı gece çalıştırabilir miyiz?
Evet, en yaygın kullanım budur. Robot belirlenen saatte başlar, onay gerektiren noktalarda bekler ve sabah ekibe durumu gösteren bir rapor bırakır.
Yıl sonu kapanışında da kullanılabilir mi?
Yıl sonu, ay sonu adımlarına ek adımlar getirir. Kuralı belli olanlar aynı yapıya eklenebilir. Yılda bir yapılan işlerde robotu canlıda çalıştırmadan önce deneme modunda prova etmeyi şart koşarız.
Kapanış için ayrı bir SAP ürünü almamız gerekir mi?
Hayır. Robot mevcut SAP ekranlarınızı kullanır. SAP'nin kendi kapanış araçlarını zaten kullanıyorsanız robot onların yanında, onların kapsamadığı adımları yürütecek şekilde çalışabilir.
SAP dışındaki bir ERP'de de kapanış otomatikleşir mi?
Evet. Dönem işlemleri, tekrarlayan kayıtlar ve kontrol listeleri Logo, Netsis, Mikro, Dynamics 365, Oracle ya da IFS gibi ERP'lerde de aynı yapıyla robota devredilir. Adımların adı ve sırası ERP'ye göre değişir; sıra kontrolü, durma noktaları ve kayıt aynı kalır.
Hangi işin yazılıma devredilebileceğini 30 dakikada konuşalım.
Bize tekrarlı bir işi ya da eksik kalan bir aracı anlatın. Ne gerektiğini açıkça söyleyelim. Hiçbir şey gerekmiyorsa onu da söyleriz.
Ücretsiz, 30 dakika, taahhüt yok.