Satınalma talebinden hizmet girişine kadar zincir kendiliğinden ilerlesin

Danışmanlık, bakım, kiralama, taşıma gibi düzenli hizmet alımlarında her ay aynı iş yapılır. Fatura gelir, buna karşılık bir satınalma talebi açılır, talep onaya gider, onaylanan talep siparişe çevrilir, hizmet girişi yapılır ve fatura bu kayıtlarla eşleştirilir.

Her adım farklı bir kişinin ekranında, farklı bir zamanda yapılır. Bir halka gecikirse fatura bekler, tedarikçi arar, ay sonunda iş birikir. Üstelik faturadaki tutar ile SAP'deki tutar çoğu zaman göz kararı karşılaştırılır.

Robot zinciri aynı sırayla ve her adımı kaydederek ilerletir:

Robot hiçbir talebi kendisi onaylamaz. SAP'deki onay kurallarınız, tutar eşikleriniz ve onaylayıcılarınız aynı kalır. Robotun yaptığı, onaydan önceki ve sonraki tekrarlı girişleri devralmak ve onayı bekleyen işi görünür kılmaktır.

Onay beklenirken zincir durur, onay gelince kaldığı yerden devam eder. Reddedilen talepte robot sonraki adımlara geçmez; durumu talep sahibine bildirir.

Faturadaki tutar ile siparişteki ya da hizmet girişindeki tutar arasında fark varsa robot kaydı tamamlamaz. Farkı, ilgili belgeleri ve nedenini listeler; karar satınalma ya da muhasebe tarafında verilir. Böylece göz kararı karşılaştırma yerine her faturada aynı kontrol yapılır.

Tedarikçiyle görüşme, fiyat ve şart pazarlığı, yeni tedarikçi seçimi, istisnaların çözümü. Yani satınalmanın asıl işi. Ekranlar arasında veri taşımak robota geçer.

Bir üretim şirketinde satınalma zinciri, finans, satınalma ve üretim ekiplerinin tekrarlı SAP işlerini taşıyan modüler platformun bir modülü olarak çalışıyor. Gelen faturadan satınalma talebi oluşuyor, onaya gidiyor, siparişe dönüyor ve hizmet girişi yapılıyor. Faturadaki tutar SAP'deki tutarla otomatik olarak karşılaştırılıyor.

Sonucu kesin okunamayan bir işlem tekrar edilmiyor, “onay bekliyor” olarak işaretlenip bir insana bırakılıyor.