SAP'de yaptığımız her otomasyonu diğer ERP'lerde de kuruyoruz

Projelerimizin büyük kısmı SAP'de, ama robotlarımızın çalışması için SAP şart değil. Bir çalışanın kendi kullanıcısıyla girip ekranda kayıt yaptığı her ERP'de aynı yaklaşım geçerlidir. Çalıştığımız ERP'lerden bazıları:

Tekrarlı işin çoğu ERP ile başka bir sistem arasında geçer. Faturalar e-postadan ya da e-belge portalından gelir, talepler Excel'de toplanır, onaylar Outlook'ta ve Teams'te bekler, hesap hareketleri bankanın portalındadır. Robot bu zinciri baştan sona yürütür. Dokunabildiği sistemlerden bazıları:

SAP'de devraldığımız işlerin hemen hepsinin diğer ERP'lerde bir karşılığı vardır. Ekranların adı değişir, işin kendisi aynı kalır. Otomatikleştirebileceğimiz işlerden bazıları:

Robot bir ERP'yi, işi bugün yapan çalışan gibi kullanır: ekranı açar, alanları doldurur, kaydeder ve sistemin verdiği sonucu okur. ERP açısından işi yapan hâlâ o çalışandır. Kayıtlar onun kullanıcısıyla oluşur, yetki düzeniniz değişmez.

Bu yüzden ERP'nizde değişiklik ya da ek modül gerekmez. Masaüstünde çalışan bir ERP de, tarayıcıdan açılan bir ERP de, şirketinize özel yazılmış bir sistem de aynı yolla otomatikleşir. Ekran değiştiğinde robot tahmin yürütmez; durur ve haber verir. Ekranla konuşan kısım iş kurallarından ayrı tutulduğu için güncellemesi genellikle küçüktür.

Birçok ERP, dışarıdan veri almak ve göndermek için kendi bağlantı yollarını sunar. Hacim yüksekse ve akış kalıcıysa bu yol, ekran üzerinden çalışmaktan daha hızlı ve daha sağlamdır; öyleyse onu öneririz. Bağlantı imkânı yoksa, ek lisans gerektiriyorsa ya da iş küçük ve değişkense robot daha pratiktir.

Çoğu projede ikisi birlikte kullanılır: veri bir yoldan alınır, kontrol edilir, diğer yoldan yazılır. Hangi yolu neden seçtiğimizi analizde yazılı olarak öneririz. Seçim ne olursa olsun kurallar aynıdır: aynı kayıt iki kez girilmez, aktarılamayan kayıt nedeniyle birlikte listelenir, her adım kayıt altındadır.

Robot şirketinizin kendi bilgisayarında çalışır; ERP'deki veri buluta gönderilmez. ERP şifresi o bilgisayarda şifreli saklanır ve hiçbir kayıtta, raporda ya da e-postada görünmez. KVKK açısından en sade düzen budur: veri zaten bulunduğu yerde kalır.

Her adım bir kayıt defterine yazılır: hangi belge, ne zaman, kimin adına, hangi sonuçla. Denetimde “bu kaydı kim girdi” sorusunun cevabı, iş elle yapıldığı zamankiyle aynıdır; buna robotun ayrıntılı kaydı eklenir.

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde aylık fatura kaydı bir haftadan 15 dakikaya indi. Bir üretim şirketinde finans, satınalma ve üretim ekiplerinin tekrarlı işleri tek bir modüler platformda toplandı. Bu iki iş SAP'de yapıldı. Aynı robot yapısı ve aynı kurallar başka bir ERP'de de kurulur; değişen, ekranla konuşan kısımdır.

Her proje tek bir süreçle başlar ve aynı sırayla ilerler: