Gelen faturalar ay sonunda kendiliğinden SAP'ye işlensin

Faturalar şirkete farklı yollardan ulaşır. e-Fatura entegratör üzerinden gelir; e-Arşiv faturalar, PDF'ler ve yurt dışı faturalar çoğu zaman e-postayla ya da başka kanallardan. Ama ulaşması, muhasebeye işlenmesi demek değildir.

Hangi hesaba, hangi masraf yerine, hangi vergi koduyla kaydedileceği şirketin kendi kurallarına bağlıdır ve bu eşleştirme çoğu şirkette hâlâ elle yapılır. Fatura sayısı arttıkça ay sonundaki yığın da büyür.

Sonuç bildik bir tablo: ayın son günlerinde bir ya da iki kişi bütün gününü fatura girmeye ayırır, iş yarıda kalırsa nerede kalındığını bulmak ayrı bir iştir ve aynı faturanın iki kez girilip girilmediği her ay yeniden kontrol edilir.

Robotun işleyebileceği faturalar, sizin bugün elle işlediklerinizdir:

Robot, muhasebecinin her ay izlediği yolu aynı sırayla izler:

Ekip artık fatura girmez; robotun ayırdığı istisnalara bakar. Eksik bilgisi olan faturalar ayın Excel dosyasında listelenir. Ekip bunları düzeltip onayladığında robot yalnızca onları yeniden gönderir ve düzeltilen dosyanın üzerine yazmaz.

Ay sonunda “hangi faturalar işlendi, hangileri bekliyor, neden” sorusunun cevabı tek bir raporda durur. Yapılmayan bir şey varsa nedeni de yazılıdır.

Fatura otomasyonunda en pahalı hata, aynı faturanın iki kez muhasebeleşmesidir. Robot her faturanın durumunu defterinde tutar ve kaydedilmiş olanları sonraki çalışmada kendiliğinden atlar.

Kayıt anında bağlantı koparsa SAP'de belge oluşmuş olabilir. Robot o faturayı kendiliğinden yeniden göndermez; “onay bekliyor” diye işaretler ve kararı muhasebeye bırakır. Bilgisayar yeniden başlasa bile açılışta yarım kalan işi bulur, nedenini not eder ve kaldığı yerden sürdürür.

Robot, işi bugün yapan muhasebecinin SAP yetkisiyle çalışır; kayıtlar SAP'de onun kullanıcısıyla oluşur. Yönetim paneli yalnızca şirket içi ağdan açılır, bulut kullanılmaz. SAP şifresi robotun çalıştığı bilgisayarda şifreli durur ve hiçbir kayıtta görünmez.

Her çalışmanın raporu saklanır. Denetimde “bu fatura ne zaman, kim adına, hangi belge numarasıyla kaydedildi” sorusu birkaç saniyede cevaplanır.

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde aylık fatura kaydı elle yapılıyor ve her ay bir hafta sürüyordu. Elde çalışan bir araç vardı ama başında durmak gerekiyordu ve hata olunca iş baştan başlıyordu.

Aracı atmadık. Onu izlenebilir hâle getirip sürecin içine aldık ve üstüne hafıza, fren ve rapor ekledik. Aylık iş bir haftadan 15 dakikaya indi ve insan müdahalesi olmadan çalışıyor. SAP'de oluşan belge numaraları paneldeki kayıtlarla birebir eşleşiyor, tekrar çalıştırıldığında kaydedilmiş faturalar atlanıyor.

Her ay düzenli bir fatura hacmi varsa ve hangi faturanın nereye kaydedileceği büyük ölçüde kurala bağlanabiliyorsa bu iş robota çok uygundur. Her faturası ayrı yorum isteyen, kuralı kişiden kişiye değişen bir yapıda ise önce kuralları birlikte yazıya dökeriz; kuralları siz belirlersiniz, robot ancak ondan sonra anlamlı olur.