SAP RPA: SAP'deki tekrarlı işleri sizin yetkinizle yapan robotlar

SAP RPA, SAP'nin içine yeni bir modül kurmak ya da sistemi değiştirmek anlamına gelmez. Robot, kendine ayrılmış bilgisayarda SAP'yi açar, ekranlara aynı sırayla girer, alanları doldurur, kaydeder ve SAP'nin verdiği sonucu okur. SAP açısından işi yapan hâlâ o çalışandır; kayıtlar onun kullanıcı adıyla oluşur.

Bu yüzden robot, SAP'nin standart ekranlarıyla da şirketinize özel ekranlarla da çalışabilir. Ekran değişmedikçe robotun öğrendiği yol da değişmez. Değiştiğinde robot tahmin yürütmez; durur ve haber verir.

RPA her SAP işine uygun değildir. Kuralı belli olan, sık tekrarlanan, verisi bir listeden ya da belgeden okunabilen işler uygundur. Ekranın kendisi eksikse ya da hacim çok yüksekse SAP içinde geliştirme daha doğru olabilir; bunu baştan birlikte değerlendiririz.

Ofiste en çok zaman alan SAP işlerinin çoğu robota uygundur. Otomatikleştirebileceğimiz işlerden bazıları:

Robot ayrı bir “süper kullanıcı” ile çalışmaz. İşi devralan çalışanın SAP yetkisi neyse robotun yapabileceği de odur. Böylece yetki matrisiniz, denetim izleriniz ve “bu kaydı kim girdi” sorusunun cevabı değişmez. Denetçi açısından tablo, iş elle yapıldığı zamankiyle aynıdır; yalnızca çok daha ayrıntılı bir kayıt eklenmiştir.

Robot şirketinizin bilgisayarında çalışır. Veriler buluta gönderilmez, SAP şifresi o bilgisayarda şifreli saklanır ve hiçbir kayıtta görünmez. KVKK açısından veri, zaten bulunduğu yerde kalır.

Her adım bir kayıt defterine yazılır: hangi belge, ne zaman, hangi sonuçla. Ay sonunda “robot ne yaptı” sorusunun cevabı bir Excel raporu ve sonuç e-postası olarak elinizdedir.

Bir SAP robotunun en tehlikeli hali, emin olmadığı bir işi “bir daha deneyeyim” diye tekrarlamasıdır. Örneğin kayıt sırasında bağlantı koparsa SAP'de belge oluşmuş olabilir. Robotlarımız böyle bir durumda o işlemi kendiliğinden tekrar etmez; “onay bekliyor” diye işaretler ve kararı bir insana bırakır.

Robot her belgenin durumunu tutar ve kaydedilmiş olanları sonraki çalışmada atlar. Bilgisayar yeniden başlasa bile yarım kalan işi bulur, nedenini not eder ve kaldığı yerden devam eder.

Canlıya almadan önce robot deneme modunda çalışır. Sonuçlar elle yapılan işle karşılaştırılmadan canlı kayıt girilmez.

30 dakikalık keşif görüşmesinde işi yapan kişi bize işi anlatır; biz de o işin robota uygun olup olmadığını açıkça söyleriz. Uygunsa 1-2 haftalık analizde adımları, istisnaları ve robotun duracağı noktaları yazıya dökeriz. Ardından 2-4 haftalık pilot gelir.

Devreye alma sonrasında yönetim paneli, kayıt defteri, eğitim ve bakım bizdedir. SAP ekranlarınız değiştiğinde ya da sisteminiz güncellendiğinde robotun ekranla konuşan kısmını güncelleriz; iş kuralları ve kontroller aynı kalır.

Bir üretim şirketinde finans, satınalma ve üretim ekiplerinin tekrarlı SAP işleri tek bir platformda toplandı: ana veri açma, ay kapanışı, talepten hizmet girişine satınalma zinciri ve dönemsel raporlar. İşler saatlerden dakikalara indi. Platform otomatik testlerle korunuyor ve her yeni süreç yeni bir modül olarak ekleniyor.

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde ise aylık fatura muhasebeleştirme işi bir haftadan 15 dakikaya indi. Robot SAP'deki belge numaralarını kendi kayıtlarıyla eşleştiriyor ve tekrar çalıştırıldığında kaydedilmiş faturaları atlıyor.