Gelen faturalar SAP'ye otomatik olarak nasıl işlenir

Faturalar şirkete her ay farklı kanallardan ve farklı biçimlerde gelir: entegratör üzerinden e-Fatura, e-postayla e-Arşiv ve PDF, yurt dışından taranmış bir belge. Hepsinin sonunda aynı iş vardır: doğru hesaba, doğru masraf yerine kaydedilip SAP'ye işlenmek. Bu yazıda işin bugün nasıl yapıldığını, hangi yollarla otomatikleştirilebileceğini ve dikkat edilmesi gereken kontrolleri anlatıyoruz.

10 Ekim 2026 · 7 dk okuma

Faturalar hangi yollardan gelir

Alıcı tarafından bakınca faturaları geliş yoluna göre ayırmak işe yarar, çünkü otomasyonda her yolun ilk adımı farklıdır:

e-Fatura: entegratörler aracılığıyla alıcının sistemine iletilir; şirket belgeyi kendi entegratör ekranında görür. Veri yapılandırılmıştır.
e-Arşiv: alıcıya bu yoldan ulaşmaz; çoğu zaman e-postayla, bir bağlantıyla ya da tedarikçinin gönderdiği listelerle gelir. Veri yine elektroniktir ama toplanması gerekir.
PDF ve taranmış faturalar: e-postayla ya da kâğıt olarak gelir. Alanların okunması için ek bir adım gerekir.
Yurt dışı faturalar: genellikle PDF olarak gelir; döviz ve vergi kuralları ayrıca uygulanır.

Bugün çoğu şirkette iş nasıl yapılıyor

Gördüğümüz tipik akış şöyle:

01Faturalar entegratörden, e-postalardan ve diğer kanallardan toplanır.
02Her faturanın ayrıntısı (kalemler, tutarlar, vergi bilgisi) açılıp okunur.
03Fatura, şirketin kurallarına göre bir hesaba, masraf yerine ve vergi koduna eşleştirilir.
04SAP'ye tek tek kaydedilir.
05Hangi faturanın girildiği bir Excel dosyasında işaretlenir.

Bu akışın riskleri

Aynı faturanın iki kez kaydedilmesi en pahalı hatadır ve elle yürüyen bir süreçte her ay yeniden kontrol edilmesi gerekir. İş yarıda kaldığında nerede kalındığını bulmak zordur. İşlenemeyen bir faturanın neden işlenemediği çoğu zaman not edilmez ve ay sonunda bir soru işareti olarak geri döner.

Bir de görünmeyen risk var: hiç listeye girmeyen faturalar. Özellikle e-postayla gelen belgelerde toplama adımının sonunda “ne gelmesi gerekiyordu, ne geldi” karşılaştırmasını yapmak iyi bir alışkanlıktır. Bu karşılaştırma da otomasyona verilebilecek işlerden biridir.

Üç otomasyon yolu

Bu işi otomatikleştirmenin temelde üç yolu var. Hangisinin uygun olduğu hacme, kurallarınızın ne kadar standart olduğuna ve faturaların kaç farklı kanaldan geldiğine bağlı:

Hazır e-belge eklentileri: bazı yazılım firmaları gelen elektronik faturaları SAP'ye taşıyan, onay akışı sunan ürünler satıyor. Standart ihtiyaçlar için hızlı bir seçenek; lisans maliyeti, PDF ve yurt dışı faturaların kapsanıp kapsanmadığı ve şirkete özel kurallara uyum ayrıca değerlendirilmeli.
Doğrudan bağlantı: entegratör ile SAP arasında arka planda veri akışı. Yüksek hacimde sağlam, kurulumu daha uzun; e-posta ve PDF ile gelen faturalar için ayrı bir yol gerekir.
Robot: bugünkü elle akışı aynen izleyen, mevcut entegratörü ve araçları değiştirmeyen yol. Kurallar şirkete özel olduğunda ve faturalar birden çok kanaldan geldiğinde pratik.

Robotla adım adım

Robot seçildiğinde akış, muhasebecinin bugün izlediği yolun aynısıdır. Farkı, her adımın kontrollü ve kayıtlı olmasıdır. Faturaları Logo, Netsis, Mikro ya da Dynamics 365 gibi başka bir ERP'ye işleyen şirketlerde de akış aynıdır:

01Ayın belirlenen gününde faturalar geldikleri kaynaklardan toplanır.
02Her faturanın ayrıntısı okunur. e-Fatura ve e-Arşiv yapılandırılmış veri olduğu için alanlar tahmin edilmez, doğrudan okunur. PDF ve taranmış belgeler yapay zekâ ile okuma adımından geçer; emin olunamayan alan insan onayına gider.
03Faturanın daha önce işlenip işlenmediği robotun defterinden kontrol edilir; işlenmişse atlanır.
04Zorunlu bilgisi eksik ya da kurala uymayan fatura SAP'ye gönderilmeden ayrılır.
05Uygun faturalar, işi bugün yapan kişinin SAP yetkisiyle kaydedilir; oluşan belge numarası deftere yazılır.
06Sonucu belirsiz kalan kayıt, örneğin kayıt anında bağlantı koptuysa, yeniden gönderilmez ve “onay bekliyor” olarak işaretlenir.
07Çalışma sonunda özet, kayıtlar ve olay günlüğü içeren bir Excel raporu ile sonuç e-postası gönderilir.

Olmazsa olmaz üç kontrol

Hangi yol seçilirse seçilsin, otomatik bir fatura akışında şu üç kontrol mutlaka olmalı:

Mükerrer kontrolü: her faturanın durumu tutulmalı, kaydedilmiş fatura hiçbir koşulda ikinci kez gönderilmemeli. Aynı fatura hem e-postayla hem başka bir kanaldan gelebileceği için kontrol fatura numarası ve tedarikçi üzerinden yapılmalı.
Eksik veri ayrımı: SAP'ye yalnızca eksiksiz faturalar gitmeli. Eksik olanlar ekibin düzeltip onaylayabileceği bir listede beklemeli; düzeltilen fatura yeniden işlenirken ekibin dosyası ezilmemeli.
Belirsizlikte durma: kayıt sonucu okunamıyorsa robot tahmin yürütmemeli. SAP'de belge oluşmuş olabilir; karar insana bırakılmalı.

Bir projeden

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde aylık fatura kaydı elle yapılıyor ve her ay bir hafta sürüyordu. Elde çalışan bir araç vardı ama başında durmak gerekiyordu ve hata olunca iş baştan başlıyordu.

Aracı atmadan üstüne yukarıdaki kontrolleri kurduk. Aylık iş bir haftadan 15 dakikaya indi ve insan müdahalesi olmadan çalışıyor. Bilgisayar yeniden başlasa bile robot kaldığı yerden devam ediyor. Her kural otomatik testlerle korunuyor.

Ay sonu takvimi

Fatura muhasebeleştirmesi, ay sonu kapanışının ve yasal defterlerin hazırlanmasının önündeki ilk halkadır. Faturalar geç işlenirse kapanış da gecikir. Robotun ayın belirli bir gününde kendiliğinden başlaması ve sabah bir raporla bitmesi, kapanış takviminin geri kalanını öne çeker. Kapanışın kendisini otomatikleştirmek isterseniz ay sonu kapanış otomasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.

Mevzuattaki tarihler ve kapsam zaman zaman değiştiği için güncel kuralları mali müşavirinizle ve Gelir İdaresi duyurularından takip etmenizi öneririz; bu yazı süreç tarafına odaklanıyor.

Sık sorulanlar

Gelen e-Arşiv faturalar nereden toplanır?

Şirketten şirkete değişir: e-posta, tedarikçinin gönderdiği bağlantılar ve listeler ya da bu belgeleri toplayan bir hizmet. Robot, hangi kaynak kullanılıyorsa onu her ay aynı kurallarla tarar.

e-Fatura entegratörümüz gelen faturaları gösteriyor, yine de iş var mı?

Genellikle evet. Belgenin ulaşması ile muhasebeye işlenmesi farklı işlerdir. Hesap, masraf yeri ve vergi kodu eşleştirmesi ve SAP'ye kayıt çoğu şirkette hâlâ elle yapılır.

PDF ve taranmış faturalar da otomatik işlenebilir mi?

Evet, ama bir okuma adımı gerekir. Yapay zekâ ile okunan alanlar bir güven düzeyiyle gelir; düşük güvenli alanlar insan onayına gider, gerisi elektronik faturalarla aynı akışa katılır.

Siparişli faturalar da bu şekilde işlenebilir mi?

Evet, ama kontrol farklıdır. Siparişli faturada tutarlar sipariş ve giriş kayıtlarıyla karşılaştırılır; fark varsa kayıt tamamlanmaz. Bu karşılaştırma satınalma zincirinin parçası olarak ele alınır.