RPA nedir ve SAP'de nasıl çalışır

RPA, bir çalışanın bilgisayar ekranında yaptığı tekrarlı işi, aynı ekranları kullanan bir yazılıma devretmektir. Adındaki “robot” fiziksel bir makine değildir; ekrana bakan, tıklayan, yazan ve okuyan bir programdır.

Robotu diğer otomasyon yollarından ayıran şey, sistemlerin arkasından değil önünden çalışmasıdır. İki sistemi birbirine bağlamak için genellikle bir bağlantı geliştirmek gerekir. Robot ise insanın kullandığı ekranları kullandığı için o sistemlerde değişiklik gerektirmez. Bu hem en büyük avantajı hem de dikkat edilmesi gereken yanıdır: ekran değişirse robotun da güncellenmesi gerekir.

Bu yazıdaki örnekler SAP üzerinden, ama aynı yaklaşım Logo, Netsis, Mikro, Dynamics 365 ya da Oracle gibi diğer ERP'lerde de geçerlidir; robot için önemli olan, işin bir ekranda yapılıyor olmasıdır.

Excel makrosu ya da SAP'de kaydedilmiş bir betik de tekrarlı işi otomatikleştirir. Fark, işin etrafındaki her şeydedir. Makro genellikle bir kişinin bilgisayarında, o kişi başındayken çalışır. Hata olduğunda ya durur ya da fark edilmeden yanlış devam eder. Nerede kaldığını bilmez, aynı işi ikinci kez yapıp yapmadığını kontrol etmez.

İyi kurulmuş bir robot ise işin kendisinin yanında şunları da yapar: her kaydın durumunu tutar, yarım kalan işi bulur, emin olmadığı işlemi tekrar etmez, her adımı kayda yazar ve sonunda bir rapor bırakır. Yani makro bir araçtır; robot, o aracın etrafına kurulmuş küçük bir sistemdir.

Bu yüzden elinizde çalışan bir makro varsa onu atmak gerekmez. Çoğu zaman en doğrusu, çalışan aracı izlenebilir hâle getirip robotun içine almaktır. Aracı değiştirmek yerine ona hafıza ve fren eklenir.

Bir muhasebe ekibinin her ay yaptığı gelen fatura kaydı işini robot şöyle yürütür:

Bir üretim grubunun muhasebe biriminde bu iş her ay elle yapılıyordu ve bir hafta sürüyordu. Robot devreye girdikten sonra aynı iş 15 dakikada, insan müdahalesi olmadan bitiyor. Bilgisayar yeniden başlasa bile robot açılışta yarım kalan işi buluyor ve kaldığı yerden devam ediyor.

SAP tarafında en sık sorulan soru şudur: robot hangi kullanıcıyla çalışacak? Doğru cevap, işi bugün yapan kişinin yetkisiyle. Robota ayrı bir süper kullanıcı açmak, denetim izini bulanıklaştırır ve yetki düzenini delik hâle getirir.

Robot o kişinin yetkisiyle çalıştığında SAP'deki kayıtlar normal kullanıcı kayıtları gibi görünür. “Bu kaydı kim girdi” sorusunun cevabı değişmez; buna ek olarak robotun kendi kayıt defteri her adımı saatiyle ve sonucuyla tutar. Denetçi açısından tablo, elle yapılan işten daha şeffaftır.

Bir de verinin nerede durduğu var. Robot şirketin kendi bilgisayarında çalıştığında veri buluta çıkmaz, SAP şifresi o bilgisayarda şifreli saklanır. KVKK açısından en sade düzen budur.

Bir işin robota uygun olup olmadığını anlamak için dört soruya bakmak çoğu zaman yeter:

Her seferinde yorum isteyen kararlar robota uygun değildir. Bir karşılık tutarının belirlenmesi, bir tedarikçiyle pazarlık, bir müşteri şikâyetinin değerlendirilmesi insanda kalmalıdır. Robot bu kararlar için veri hazırlayabilir ama kararı vermemelidir.

Süreç her ay değişiyorsa ya da herkes aynı işi farklı yapıyorsa önce süreci sadeleştirmek gerekir. Dağınık bir süreci robota çevirmek, dağınıklığı hızlandırır. Bazen de doğru cevap robot değil, SAP içinde küçük bir ABAP geliştirmesi ya da küçük bir şirket içi uygulamadır.

RPA hakkında en az konuşulan konu bakımdır. Robot ekranı kullandığı için ekranlar değiştiğinde güncellenmesi gerekir. SAP güncellendiğinde, bir alan eklendiğinde ya da bir portal yenilendiğinde bu olur.

İyi tasarlanmış bir robotta bu güncelleme küçüktür, çünkü iş kuralları ve kontroller ekranla konuşan kısımdan ayrı tutulur. Daha önemlisi, robot değişikliği fark ettiğinde yanlış alana yazmak yerine durur. Bunu güvenceye almanın yolu otomatik testlerdir: teslim ettiğimiz her üründe otomatik testler çalışır ve sahada çıkan her hata önce bir testle sabitlenip sonra düzeltilir.

En iyi başlangıç, herkesin şikâyet ettiği ama kimsenin sahiplenmediği tek bir işle başlamaktır. İşi yapan kişiyle oturun, adımları yazın, ayda kaç saat sürdüğünü ve ne sıklıkla hata çıktığını not edin. Bu üç bilgi, robotun değerini konuşmak için yeter. Adımları yazıya dökmek size zor geliyorsa sorun değil: işi anlatmanız yeterli, gerisini analizde birlikte yazarız.

Ardından küçük bir pilot gelir: robot önce deneme modunda çalışır, sonuçları elle yapılan işle karşılaştırılır. Sonuç tatmin ediyorsa canlıya alınır, sonra sıradaki süreç gelir. Ayrıntılı bir kontrol listesi için RPA projesi başlatma rehberimize bakabilirsiniz.