SAP'de hangi süreçler otomatikleştirilebilir: departmana göre 12 örnek
“SAP'de neyi otomatikleştirebiliriz” sorusunun cevabı şirketten şirkete değişir, ama liste şaşırtıcı derecede benzerdir. Aşağıda finans, satınalma, ana veri ve raporlama tarafından 12 süreci, neden otomasyona uygun olduklarını ve nelere dikkat etmek gerektiğini sıraladık.
Önce bir ölçüt
Listeye geçmeden, bir sürecin otomasyona uygun olup olmadığını anlamak için kullandığımız ölçütü hatırlatalım: kuralı yazılabilen, sık tekrarlanan, girdisi düzenli ve hatası pahalı işler en iyi adaylardır. Her seferinde yorum isteyen kararlar insanda kalır. Aşağıdaki her maddede bu ölçütlere göre kısa bir not var.
Liste SAP üzerinden yazıldı; ama maddelerin hemen hepsi Logo, Netsis, Mikro, Dynamics 365 ya da Oracle gibi diğer ERP'lerde de aynı şekilde otomatikleşir.
Finans ve muhasebe
Finans, otomasyonun en çok iş bulduğu alandır; çünkü işlerin çoğu aylık bir takvime ve net kurallara bağlıdır.
- Gelen fatura muhasebeleştirme. Ay sonunda gelen faturaların (e-Fatura, e-Arşiv, PDF) toplanıp SAP'ye kaydedilmesi. Hacim yüksek, mükerrer kayıt pahalı. En olgun adaylardan biri; bir projede bu iş bir haftadan 15 dakikaya indi.
- Ay sonu kapanış adımları. Dönemin kapatılması, açık işlerin kapatılması, tekrarlayan kayıtlar, yeni dönemin açılması. Sıraya ve saate bağlı, her ay aynı. Robot sırayı korur, beklenmedik sonuçta durur.
- Muhasebe ve maliyet tarafında dönemsel bakım. Her ay ya da çeyrekte aynı ekranlarda yapılan güncellemeler. Kuralı belliyse uygundur.
- Cari hesap ve banka mutabakatı için hazırlık. Hesap hareketlerinin alınması, SAP'deki kayıtlarla karşılaştırılması, farkların listelenmesi. Farkın nedenini bulmak insanda kalır; listeyi hazırlamak otomasyona uygundur.
Satınalma
Satınalmada otomasyonun değeri, zincirin halkaları arasındaki beklemeyi kısaltmasındadır.
- Satınalma talebinden hizmet girişine zincir. Tekrarlayan hizmet alımlarında talep, onay, sipariş ve hizmet girişi her ay aynıdır. Onay insanda kalır; öncesi ve sonrası robota geçebilir. Faturadaki tutarın SAP'deki tutarla karşılaştırılması da bu zincirin parçasıdır.
- Sipariş teyidi ve teslim tarihi takibi. Tedarikçiden gelen teyitlerin siparişlere işlenmesi, geciken siparişlerin listelenip ilgili kişiye gönderilmesi.
- Fiyat listesi güncellemeleri. Tedarikçiden Excel olarak gelen fiyat listelerinin SAP'deki kayıtlara aktarılması. Her değişiklik eski ve yeni değeriyle kayda geçmelidir.
Ana veri ve üretim
Ana veri ve üretim tarafındaki işler hacimli olmasa da hatası pahalıdır; yanlış bir alan haftalar sonra planlamada, faturada ya da maliyette ortaya çıkar.
- Ana veri açma ve güncelleme. Malzeme, müşteri ve satıcı kayıtlarının talep listesinden kontrol edilerek açılması ve toplu güncellenmesi. Mükerrer kontrolü şarttır; banka bilgisi gibi hassas alanlar onaydan geçmelidir.
- Kalite tarafındaki dönemsel güncellemeler. Kontrol planı gibi kayıtların belirli aralıklarla güncellenmesi. Kuralı belli olduğunda uygundur.
- İş emirlerinin kapatılması. Tamamlanmış iş emirlerinin dönem sonunda kapatılması; çoğu zaman ay sonu kapanışının bir parçasıdır.
Raporlama ve ekip işleri
SAP'nin çevresindeki işler de en az SAP içindekiler kadar zaman alır.
- Dönemsel raporlar. SAP'den, Excel dosyalarından ve e-postalardan gelen verinin standart rapor şablonuna dönüştürülüp dağıtılması. Rapor hep aynı SAP verisinden çıkıyorsa SAP içinde özel bir rapor geliştirmek daha kalıcı olabilir.
- Ekip planı ve günlük özet. Planlanan işlerin her sabah ve akşam Teams ve e-posta ile ekibe gönderilmesi. Doğrudan bir SAP işi olmasa da aynı mantıkla otomatikleşir.
Nereden başlamalı
Listeden ilk süreci seçerken üç şeye bakın: ayda kaç saat sürdüğü, ne sıklıkla hata çıktığı ve işi yapan kişinin ne kadar bunaldığı. Genellikle en çok şikâyet edilen iş en iyi başlangıçtır; hem değeri hemen görülür hem de işi yapan kişi analizde en istekli katılımcı olur.
Tek süreçle başlayıp onu sağlam bitirmek, beş süreçle aynı anda başlamaktan iyidir. Robotun kayıt defteri, raporu ve durma kuralları ilk süreçte oturduğunda sonrakiler çok daha hızlı eklenir. Bir üretim şirketinde her yeni süreç, mevcut platforma eklenen yeni bir modül oldu.
Robot mu, başka bir yol mu
Listedeki her iş robotla yapılmak zorunda değildir. Yüksek hacimli ve kalıcı veri akışlarında SAP ile diğer sistem arasında doğrudan bir bağlantı, kuralın SAP içinde kaldığı durumlarda SAP içinde bir ABAP geliştirmesi daha doğru olabilir. Bu kararın nasıl verileceğini “RPA mı, SAP içinde geliştirme mi” yazımızda anlattık.
Sık sorulanlar
SAP'de en kolay otomatikleştirilen süreç hangisi?
Girdisi düzenli ve kuralı net olan işler: gelen fatura muhasebeleştirme, standart rapor hazırlama, ana veri açma gibi. Zorluk çoğu zaman teknik değil, istisnaların yazıya dökülmesindedir.
Bu süreçlerin hepsi için SAP'de değişiklik gerekir mi?
Robotla yapılan işlerde genellikle hayır. SAP içinde geliştirme gereken durumlar ayrıca değerlendirilir ve önceden yazılı olarak paylaşılır.
Yıl sonu işleri de otomatikleştirilebilir mi?
Kuralı belli olanlar evet. Ama yılda bir yapılan işlerde robotun canlıdan önce deneme modunda prova edilmesi şarttır.