RPA projesi nasıl başlar: başlamadan önce 15 soru
RPA projelerinin çoğu teknik nedenle değil, başta sorulmamış sorular yüzünden zorlanır: hangi süreç, kimin yetkisiyle, istisnada ne olacak, bakımı kim yapacak. Aşağıdaki kontrol listesini kendi projelerimizde kullanıyoruz. Bir keşif görüşmesine gelmeden önce bu soruların yarısına cevap verebiliyorsanız iyi bir başlangıçtasınız; veremiyorsanız da sorun değil, cevapları analizde birlikte buluruz.
Süreç seçimi
İlk ve en önemli karar budur. Yanlış süreçle başlayan proje, doğru araçla da zorlanır.
- Hangi süreç? Tek bir süreç seçin. Ayda kaç saat sürdüğünü ve kimin yaptığını yazın.
- Kural yazılabiliyor mu? İşi yapan kişi adımları anlatabiliyor mu, yoksa “duruma göre” cevabı mı çok sık geliyor?
- Ne sıklıkla tekrarlanıyor? Günlük, haftalık, aylık. Yılda bir yapılan kısa işler genellikle değmez.
- Hata ne kadar pahalı? Mükerrer kayıt, atlanan adım ya da geç kalan iş neye mal oluyor?
Veri ve sistemler
Robotun ne okuyacağını ve nereye yazacağını baştan bilmek, analizi yarı yarıya kısaltır.
- Girdi nereden geliyor? Portal, e-posta, Excel, e-Fatura, kâğıt. Düzenli mi, değişken mi?
- Hangi sistemlere dokunuluyor? SAP ya da kullandığınız diğer ERP, Excel, Outlook, Teams, portal, CRM, masaüstü programı. Her birinin ekranı ne sıklıkla değişiyor?
- Doğru veri nerede? Aynı bilgi iki yerde farklıysa hangisi geçerli?
Yetki, güvenlik ve KVKK
Bu sorular BT ve hukuk ekipleriyle birlikte, projenin en başında cevaplanmalıdır.
- Robot kimin yetkisiyle çalışacak? İşi bugün yapan kişinin yetkisiyle mi, bu iş için tanımlanacak bir kullanıcıyla mı? Ayrı bir süper kullanıcı açmayın.
- Robot nerede çalışacak? Hangi bilgisayarda, hangi saatlerde? Veri şirket dışına çıkacak mı?
- Kişisel veri var mı? Varsa robotun kayıtlarında ve raporlarında nasıl görüneceğini ve ne kadar saklanacağını baştan belirleyin.
İstisnalar ve durma kuralları
Robotun değeri, her şey yolundayken ne yaptığından çok, yolunda gitmeyen bir şey olduğunda ne yaptığıyla ölçülür.
- Robot nerede duracak? Eksik veri, beklenmedik sonuç, bağlantı kopması. Her biri için “robot ne yapar, kime haber verir” cevabı yazılı olmalı.
- Kim karar verecek? “Onay bekliyor” diye işaretlenen bir iş kimin önüne düşecek ve ne kadar sürede bakılacak?
Ölçüm, pilot ve bakım
Projenin başarılı olup olmadığını konuşabilmek için ölçüyü baştan koymak gerekir.
- Başarıyı nasıl ölçeceğiz? Bugünkü süreyi ve hata sıklığını şimdiden not edin; pilotun sonunda aynı ölçüyle karşılaştırın.
- Pilot nasıl yapılacak? Robot önce deneme modunda çalışmalı; SAP'ye dokunan her adım canlıdan önce prova edilmeli.
- Bakımı kim yapacak? Ekranlar ve kurallar değişecek. Değişikliği kim fark edecek, kim güncelleyecek, değişiklik nasıl test edilecek?
Tipik bir zaman çizelgesi
Tek bir süreç için tipik sıra ve süreler şöyle:
- 01Keşif görüşmesi: 30 dakika.
- 02Süreç analizi: 1-2 hafta. Adımlar, istisnalar, durma noktaları ve ölçüm yazıya dökülür.
- 03Pilot: 2-4 hafta. Robot deneme modunda çalışır, sonuçlar elle yapılan işle karşılaştırılır.
- 04Devreye alma: 1-2 hafta. Kurulum, yönetim paneli, kayıt defteri, eğitim.
- 05Bakım ve destek: sürekli.
Sık yapılan hatalar
Beş süreçle aynı anda başlamak. İlk süreçte robotun kayıt, rapor ve durma kuralları oturur; sonrakiler çok daha hızlı gelir. Bir projede her yeni süreç mevcut platforma yeni bir modül olarak eklendi.
İşi yapan kişiyi analizden dışarıda bırakmak. İstisnaları o kişi bilir. Onsuz yazılan bir süreç belgesi, ilk ay sonunda eksik çıkar.
Durma kurallarını sona bırakmak. “Hata olursa ne yapsın” sorusu projenin başında cevaplanmalı; sonradan eklenen fren her zaman eksik kalır.
Testi lüks saymak. Robot değiştikçe eski davranışın bozulmadığını gösteren tek şey otomatik testlerdir. Teslim ettiğimiz her üründe otomatik testler çalışır; sahada çıkan her hata önce bir testle sabitlenip sonra düzeltilir.
Sık sorulanlar
Bir RPA projesine başlamak için BT ekibinin onayı gerekir mi?
Almanızı öneririz. Robotun çalışacağı bilgisayar, kullanıcı yetkileri ve gerekli ayarlar BT ve SAP sorumlularıyla birlikte belirlenmelidir. Erken dahil olmaları projeyi hızlandırır.
Pilotta ne ölçülmeli?
En az üç şey: işin süresi, robotun doğru tamamladığı işlerin oranı ve “onay bekliyor” olarak ayrılan işlerin sayısı ile nedenleri. Bugünkü değerleri pilottan önce not etmek şart.
Küçük bir şirket için RPA mantıklı mı?
Şirketin büyüklüğünden çok işin tekrarı belirleyicidir. Her ay saatler süren, kuralı belli bir iş varsa küçük bir ekip için de anlamlı olabilir.