RPA mı, SAP içinde geliştirme mi: doğru yolu nasıl seçersiniz
Bir SAP işini otomatikleştirmeye karar verdiğinizde ilk soru genellikle “hangi araçla” olur. Daha doğru soru “hangi yoldan” sorusudur. Robot, doğrudan bağlantı ve SAP içinde ABAP geliştirme aynı işi farklı maliyet, hız ve bakım yüküyle yapar. Bu yazıda üç yolu karşılaştırıyor ve karar için kullandığımız soruları paylaşıyoruz.
Üç yol
Aynı iş bu üç yoldan biriyle, bazen de ikisinin birleşimiyle otomatikleştirilebilir:
- Robot (RPA): SAP'yi ve diğer programları ekran üzerinden, bir çalışan gibi kullanır. Sistemlerde değişiklik gerektirmez.
- Doğrudan bağlantı (entegrasyon): iki sistem birbirine arka planda veri gönderir. Ekran kullanılmaz.
- SAP içinde geliştirme: SAP'ye yeni bir rapor, kontrol, ekran ya da toplu işlem eklenir. SAP'nin kendi geliştirme dili ABAP ile yapılır.
Robotun güçlü ve zayıf yanları
Robotun en büyük avantajı hızdır. SAP'de ya da karşı sistemde değişiklik gerekmediği için onay süreçleri kısalır; tek bir süreç için analiz ve pilot birkaç hafta içinde biter. Bağlantı imkânı olmayan eski programlar, portallar ve masaüstü uygulamalarında çoğu zaman tek pratik yoldur.
Zayıf yanı bakımdır. Robot ekranı kullandığı için ekran değiştiğinde güncellenmesi gerekir. Ekran üzerinden çalışmak, arka planda veri göndermekten daha yavaştır; çok yüksek hacimde bu fark hissedilir. İyi tasarlanmış bir robotta bu riskler yönetilebilir: ekranla konuşan kısım iş kurallarından ayrıdır ve robot değişikliği fark ettiğinde durur.
Robot ekran üzerinden çalıştığı için bu bölümdeki her şey SAP dışındaki ERP'ler için de geçerlidir; ABAP geliştirme ise yalnızca SAP'ye özgüdür.
Doğrudan bağlantının güçlü ve zayıf yanları
Doğrudan bağlantı, yüksek hacimli, sık ve uzun ömürlü veri akışları için en sağlam yoldur. Ekran değişikliklerinden etkilenmez, hızlıdır ve bir kez kurulduğunda bakım yükü düşüktür.
Bedeli kuruluştadır. İki sistemin de bağlantı imkânı sunması gerekir; sunmuyorsa önce geliştirilmesi gerekir. SAP tarafında yetkiler, güvenlik kuralları ve test süreçleri devreye girer. Küçük ve değişken bir iş için bu yatırım çoğu zaman fazla gelir.
SAP içinde geliştirmenin güçlü ve zayıf yanları
Kural SAP'nin içinde kalıyorsa doğru yer SAP'dir. Ekibin her ay Excel'e indirip birleştirdiği bir rapor, SAP'de tek ekranda hazırlanabilir. Elle yapılan bir kontrol, kayıttan önce SAP'nin kendisine yaptırılabilir. Eksik bir ekran ya da çıktı formu SAP'nin içinde tamamlanabilir. Bu durumlarda robot kurmak, SAP'nin zaten yapabileceği bir işi dışarıdan taklit etmek olur.
Dikkat edilmesi gereken, sistemin güncellenebilirliğidir. Standart nesneleri değiştiren geliştirmeler, güncellemelerde sorun çıkarır. Doğru yaklaşım standarda dokunmadan yanına eklemek, her değişikliği belgelemek ve test sisteminde prova etmektir. SAP'nin bakımını kimin yaptığı da önemlidir: geliştirme o ekibin bilgisi ve onayıyla yapılmalıdır.
Karar için beş soru
Hangi yolun uygun olduğunu çoğu zaman şu sorular belirler:
- Hacim ve sıklık ne? Günde binlerce kayıt mı, ayda birkaç yüz mü? Çok yüksek hacim doğrudan bağlantıya ya da SAP içinde geliştirmeye, orta hacim robota işaret eder.
- Karşı sistemin bağlantı imkânı var mı? Yoksa robot çoğu zaman tek pratik yoldur.
- Kural nerede yaşıyor? Yalnızca SAP verisiyle ilgiliyse SAP içinde geliştirme düşünülmelidir.
- Ne kadar çabuk sonuç gerekiyor? Robot haftalar içinde çalışır; bağlantı ve geliştirme projeleri onay ve test süreçleri nedeniyle daha uzun sürebilir.
- Bakımı kim yapacak? Her yolun bir sahibi olmalı. Kimsenin sahiplenmediği bir otomasyon ilk değişiklikte durur.
Çoğu zaman cevap: birlikte
Gerçek projelerde yollar sık sık birleşir. Bir robot veriyi bir portaldan ya da e-postadan toplar, SAP içinde yazılmış bir program bu veriyi kontrol ederek kaydeder, sonuç bir rapor olarak e-postayla gider. Her parça en uygun olduğu yerde çalışır.
Bir fatura projesinde şirketin elinde zaten çalışan bir araç vardı. Onu atmadık; izlenebilir hâle getirip robotun içine aldık. Sonuç, bir hafta süren aylık işi 15 dakikaya indiren bir akış oldu.
Başka bir senaryoda, ilk aşamada robotla hızlıca çözülen bir akış, hacim büyüdükçe doğrudan bağlantıya taşınabilir. Robotun iş kuralları ve kontrolleri ayrı tutulduğu için bu değişiklikte değişen yalnızca SAP ile konuşan kısım olur.
Özet
Robot hızlı başlar ve sistemlere dokunmaz. Doğrudan bağlantı yüksek hacimde kalıcıdır. SAP içinde ABAP geliştirme, kural SAP'deyse en temiz yoldur. Araç seçmeden önce işi, hacmi ve sahipliği konuşmak, yanlış yoldan gitmenin maliyetini baştan önler.
Sık sorulanlar
RPA, SAP entegrasyonunun yerine geçer mi?
Her zaman değil. Bağlantı imkânı olmayan sistemlerde ve orta hacimli işlerde robot iyi bir seçenektir. Yüksek hacimli, kalıcı akışlarda doğrudan bağlantı daha sağlamdır.
SAP güncellemeleri bu kararı etkiler mi?
Evet. Ekranlar değişebileceği için robotta ekran katmanının kolayca güncellenebilir ve kuralların ayrı tutulması gerekir. SAP içindeki geliştirmelerde ise standarda dokunmamak, güncellemelerde sorun çıkma ihtimalini düşürür.
Bu kararı kim vermeli?
İşi yapan birim, SAP'den sorumlu ekip ve otomasyonu kuracak taraf birlikte. Teknik tercih kadar sahiplik ve bakım da konuşulmalıdır.